العملاء والعملاء الفعليون في Scale: كيف يعمل نظام إدارة العملاء

يحتوي Scale على نظام لإدارة العملاء يعمل مع كل محادثة: كل شخص يراسل نشاطك على واتساب أو Instagram أو Messenger يصبح عميلًا محتملًا تلقائيًا، وله مرحلة وموظف مسؤول وملخص يكتبه الذكاء الاصطناعي وسجل بما اشتراه. شاشة العملاء تعرض كل المحادثات المفتوحة والمغلقة، وشاشة العملاء الفعليون تعرض كل من أتم عملية شراء مع إجمالي ما دفعه. الشاشتان في القائمة الجانبية للوحة التحكم، وأي صف فيهما يفتح المحادثة كاملة في الوارد.

يشرح هذا الدليل مراحل العميل وما الذي ينقله من مرحلة إلى أخرى، وكل خيار في الشاشتين، وطريقة تسجيل المشتريات، وما يحدث عند إغلاق محادثة أو حظر عميل، ومزامنة العملاء مع Google Sheets.

كيف تتحول المحادثة إلى عميل محتمل

لا تحتاج إلى إنشاء العملاء بنفسك. عند أول رسالة يرسلها شخص إلى قناة ربطتها بـ Scale، ينشئ Scale عميلًا واحدًا لهذا الرقم أو الحساب ويضعه في مرحلة عميل جديد. الرسائل التالية من الشخص نفسه تذهب إلى السجل نفسه، فلا يتكرر العميل داخل مساحة العمل الواحدة.

يأخذ Scale اسم العميل من ملفه على القناة إن كانت القناة توفره. يمكنك تعديل الاسم من أيقونة القلم بجوار الاسم داخل المحادثة، والاسم الذي تكتبه لا يُستبدل بعد ذلك.

إذا كان لديك فريق، يُسند العميل الجديد إلى الموظف المتاح التالي حسب قواعد التوزيع التي حددتها، وإذا لم يكن أحد متاحًا يبقى مع مالك الحساب. راجع الفريق والصلاحيات في Scale لمعرفة طريقة التوزيع. الموظف يرى العملاء المسندين إليه فقط، أما المالك فيرى الجميع.

جهات الاتصال التي تستوردها للحملات من شاشة الحملات تُحفظ في القائمة نفسها، فإذا راسلك أحدهم لاحقًا تستمر محادثته على السجل نفسه. راجع الحملات في Scale.

مراحل العميل وما الذي ينقله بينها

كل عميل يكون في مرحلة واحدة فقط، وتسميها لوحة التحكم التأهيل. خمس مراحل تكوّن مسار البيع بالترتيب: عميل جديد، مهتم، مؤهل، حجز موعد، عميل فعلي. وهناك مرحلتان خارج المسار: خسرناه، ومش عميل محتمل.

من يحدد المرحلة. كل محادثة لها وضع تأهيل من اثنين، يظهران كزرين تحت المرحلة: ذكاء اصطناعي ويدوي.

في وضع ذكاء اصطناعي يعيد Scale قراءة المحادثة بعد وقت قصير من أي تغيير فيها، حتى المحادثات التي يرد عليها موظف بنفسه، ثم يحدّث المرحلة. كل تغيير يُكتب في السجل الداخلي للمحادثة، مثل أن الذكاء الاصطناعي غيّر حالة العميل إلى «مؤهل»، فتعرف متى تحركت المرحلة. العميل لا يرى هذه السطور أبدًا.

في وضع يدوي أنت من يتحكم في المرحلة ولا يغيرها الذكاء الاصطناعي. اختيار أي مرحلة من القائمة يحوّل المحادثة إلى الوضع اليدوي من تلقاء نفسه. اضغط ذكاء اصطناعي لتعيد التحكم إليه، فيقرأ Scale المحادثة من جديد ويحدد المرحلة.

الوقائع أقوى من القراءة. تسجيل عملية شراء ينقل العميل دائمًا إلى «عميل فعلي»، والموعد المجدول ينقله دائمًا إلى «حجز موعد»، حتى في الوضع اليدوي، لكن إلى الأمام فقط: العميل الفعلي الذي يحجز موعدًا جديدًا يبقى عميلًا فعليًا. لا يعيد الذكاء الاصطناعي العميل الفعلي إلى مرحلة سابقة، ولا ينقل من «حجز موعد» إلا إلى «عميل فعلي» أو «خسرناه». وفي باقي المراحل لا يخفّض المرحلة إلا إذا أظهرت المحادثة تراجع العميل نفسه، أما المحادثة الهادئة فتحتفظ بمرحلتها.

كيف تغيّر المرحلة بنفسك

شاشة العملاء وكل خياراتها

افتح العملاء من القائمة الجانبية. تعرض الشاشة أحدث 500 محادثة مفتوحة مرتبة بآخر نشاط، وأحدث 300 محادثة مغلقة. البحث يصل إلى المحادثات الأقدم. لا توجد في هذه الشاشة إجراءات جماعية على عدة عملاء مرة واحدة، فكل إجراء يتم من داخل محادثة العميل.

بيانات العميل والموظف المسؤول والقيمة المتوقعة

عند فتح أي عميل تظهر لوحة بيانات العميل بجوار المحادثة في الوارد. هذه اللوحة هي المكان الذي تدير منه العميل نفسه. لشرح الرد على المحادثة واستلامها من الذكاء الاصطناعي راجع الوارد في Scale.

شاشة العملاء الفعليون والمشتريات

افتح العملاء الفعليون من القائمة الجانبية. يظهر في هذه الشاشة كل من عليه عملية شراء مسجلة واحدة على الأقل، وكل من مرحلته «عميل فعلي» حتى لو لم يُكتب له مبلغ بعد. القائمة مرتبة بإجمالي الشراء، الأعلى أولًا، وتعرض حتى 500 عميل. عدد العملاء يظهر أيضًا بجوار اسم الشاشة في القائمة الجانبية.

تُسجل عملية الشراء بثلاث طرق: يكتبها المالك أو الموظف داخل المحادثة، أو تُضاف تلقائيًا عندما يُنشأ طلب في متجرك المربوط من داخل المحادثة، أو يسجلها الذكاء الاصطناعي عندما يأخذ طلبًا على منتجاتك المحفوظة في Scale. العمليات المسجلة تلقائيًا تحمل علامة «مسجّلة تلقائيًا». راجع المتجر في Scale لربط المتجر.

كيف تسجل عملية شراء

لا يوجد زر لتعديل عملية مسجلة في لوحة التحكم. لتصحيح مبلغ أو تاريخ، احذف العملية بأيقونة سلة المهملات بجوارها ثم سجلها من جديد. حذف العملية يحدّث إجمالي المبيعات، لكنه لا يعيد مرحلة العميل إلى الوراء.

إغلاق المحادثة وإعادة فتحها وحظر العميل

هذه الإجراءات تتم من داخل المحادثة: زر الأرشفة في أعلى المحادثة أو زر إغلاق المحادثة وأرشفتها في لوحة بيانات العميل، وقائمة النقاط الثلاث في أعلى المحادثة للحظر والحذف والتنزيل.

مزامنة العملاء مع Google Sheets

بعد ربط Google يحتفظ Scale بصف واحد لكل عميل في جدول بيانات على حسابك. يضاف الصف في تبويب الشهر الذي بدأت فيه المحادثة، ثم يتحدث الصف نفسه كلما تغيّر شيء: رد جديد من الذكاء الاصطناعي، تغيير المرحلة أو الاسم أو الموظف المسؤول، إغلاق المحادثة، كتابة ملاحظة، أو تسجيل عملية شراء أو حذفها. والحجوزات المؤكدة تُكتب في تبويب مستقل.

الربط من زر اربط Google Sheets في شاشة العملاء أو من الإعدادات ← التكاملات، وهو للمالك فقط. الخطوات كاملة في ربط Google Sheets وGoogle Calendar مع Scale. لا يوجد في Scale تصدير جماعي لكل المحادثات في ملف واحد، فجدول البيانات هو الطريقة المعتمدة للحصول على بيانات كل العملاء. يحتوي كل صف على:

• تاريخ إنشاء العميل وآخر تفاعل معه
• الاسم ورقم الهاتف ونوع النشاط
• المرحلة ومستوى الاهتمام وغرض العميل
• هل يحتاج إلى اجتماع وهل يحتاج إلى متابعة
• آخر رسالة وملخص المحادثة والملاحظات
• من تعامل مع المحادثة وملاحظة الإغلاق
• إجمالي مشتريات العميل وتاريخ آخر شراء
• اسم الموظف المسؤول

أسئلة شائعة