كيفية إدارة فريق المبيعات في Scale

إدارة الفريق في Scale تتيح لمالك الحساب إضافة موظفي المبيعات، ومنح كل موظف حساب دخول خاصًّا به، وتوزيع محادثات العملاء الجديدة عليهم تلقائيًّا. يرى كل موظف العملاء المُسندين إليه فقط، بينما يرى المالك كل المحادثات. تضيف الموظفين وتضبط صلاحياتهم من الإعدادات ← الفريق، وتتابع ضغط العمل الحالي والأداء من شاشة الفريق في القائمة الرئيسية.

أين توجد إدارة الفريق في Scale

كيفية إضافة موظف مبيعات وكيف يسجّل دخوله

كم موظف مبيعات يمكن إضافته في مساحة العمل

عدد أعضاء الفريق في Scale غير محدود في كل الباقات ولا يؤثر على السعر. كإجراء أمان، تُفتح كل مساحة عمل جديدة بـ 3 مقاعد مبدئية، ويزيدها فريق Scale لك عند الطلب. العدّاد أسفل نموذج الإضافة يعرض المقاعد المستخدمة، مثل موظفي المبيعات: 2 من 3. كل موظف في القائمة يشغل مقعدًا، حتى الموظف الذي أوقفته، فإيقاف موظف لا يُخلي مقعده، أما حذفه فيُخليه.

عند امتلاء المقاعد المبدئية يتعطّل نموذج الإضافة ويوضّح العدّاد ذلك. هذا العدد ليس حدًّا لباقتك، بل إجراء حماية خاص بكل مساحة عمل، وكل باقات Scale تشمل ميزات الفريق كاملة. وإذا كنت تدير أكثر من مساحة عمل فلكل مساحة فريقها ومقاعدها، كما يوضّح دليل مساحات العمل.

ماذا يفعل كل مفتاح في صف الموظف

ما الذي يراه موظف المبيعات وما الذي يستطيع فعله

قائمة موظف المبيعات تضم: الرئيسية، الوارد، العملاء، العملاء الفعليون، المتابعات، الإعدادات، وتُضاف إليها الحملات إذا منحته الصلاحية. ويظهر في الشريط الجانبي التنبيه وضع المندوب — ترى عملاءك المُسندين فقط. الصلاحيات مفروضة من الخادم، فإخفاء العنصر من القائمة ليس الحماية الوحيدة.

صلاحية الحملات تشمل إنشاء الحملات وإرسالها، ولا تمنح أي وصول إلى الفوترة. ولمعرفة كيف يعمل الموظف على المحادثات راجع دليل الوارد.

كيف يوزّع Scale المحادثات الجديدة

عندما يراسلك عميل جديد لأول مرة يُسند Scale محادثته تلقائيًّا إلى موظف مبيعات واحد. طريقة التوزيع هي التناوب بالدور: يأخذ الموظفون أدوارهم بترتيب إضافتهم إلى الفريق، ويستمر الدور من حيث توقف، فيكون التوزيع متساويًا مع الوقت.

يدخل الموظف في الدور فقط إذا تحققت كل الشروط التالية:

1. مفتاح نشط مفعّل للموظف
2. مفتاح ضمن التناوب مفعّل للموظف
3. الموظف ليس في إجازة الآن
4. لا توجد للموظف حالة يدوية «بالخارج» أو «مشغول»
5. الوقت الحالي داخل ساعات عمل الموظف، أو لم تُحدَّد له ساعات عمل

الموظف الذي لا تنطبق عليه الشروط يُتخطّى، ولا يبدأ الدور من جديد عندما يغيب أحد أو يعود. وإذا لم يكن أي موظف مؤهلًا تبقى المحادثة مع المالك، ولا تُعطى أبدًا لموظف غير متاح.

القاعدة نفسها تُطبَّق عندما يحوّل المساعد الذكي محادثة إلى شخص والمحادثة بلا موظف: يختار Scale الموظف المؤهل التالي ويضيف إلى المحادثة ملاحظة داخلية مثل عيّن الذكاء الاصطناعي هذه المحادثة إلى متبوعة باسم الموظف. أما المحادثة التي لها موظف فتبقى معه. والتناوب هو طريقة التوزيع الوحيدة.

ما الذي تفعله قائمة الانتظار

المحادثة التي وصلت ولم يكن أي موظف مؤهلًا تنتظر مع المالك، لكنها لا تبقى عنده دائمًا. يحتفظ Scale بقائمة انتظار للمحادثات المفتوحة التي ليس لها موظف، ويحاول إسنادها من جديد، الأقدم أولًا، بالتناوب نفسه.

يعيد Scale المحاولة كلما تغيّرت قدرة الفريق على الاستلام، ويعيدها من تلقاء نفسه كل 15 دقيقة، وهذا يغطي التغييرات التي تحدث بمرور الوقت مثل بدء دوام موظف أو انتهاء إجازته. الأحداث التي تُطلق محاولة جديدة هي:

• تشغيل مفتاح التوفر اليدوي لموظف أو إغلاقه
• إضافة إجازة أو حذفها
• حفظ ساعات العمل
• تغيير مفتاح «ضمن التناوب»
• إضافة موظف مبيعات أو حذفه

يُجرَّب الموظفون المتاحون أولًا. وإذا لم يكن أي موظف متاحًا يمكن أن تذهب المحادثة المنتظرة إلى موظف حالته «مشغول» وهو ضمن التناوب. ولا تُعطى أبدًا لموظف موقوف، أو في إجازة، أو خارج ساعات عمله، أو حالته «بالخارج».

كيفية تعيين المحادثات وإعادة تعيينها يدويًّا

التعيين اليدوي قرار من المالك ولا يتقيّد بحالة التوفر: تستطيع تعيين محادثة لموظف في إجازة أو خارج ساعات عمله أو خارج التناوب. وهذه القائمة تظهر للمالك فقط. وللتوزيع دفعة واحدة استخدم الأزرار الثلاثة في الإعدادات ← الفريق:

هذه الأزرار الثلاثة لا تحرّك العملاء المغلقين أبدًا، وتعتمد على مفتاحي «نشط» و«ضمن التناوب» فقط، فلا تنظر إلى ساعات العمل ولا الإجازات ولا الحالة اليدوية.

حالة التوفر وساعات العمل والإجازات

لكل عضو حالة توفر واحدة في كل لحظة. يستنتج Scale معظم الحالات بنفسه من الإعدادات التالية، وإذا انطبقت أكثر من حالة تغلب الحالة الأعلى في هذا الجدول.

لتغيير توفر عضو افتح شاشة الفريق واضغط اسمه لتفتح بطاقته. أما زر إدارة التوفر فينقلك إلى الإعدادات ← الفريق حيث مفتاحا «نشط» و«ضمن التناوب».

كيفية تسليم المحادثات المفتوحة من عضو إلى باقي الفريق

المحادثات المغلقة لا تُنقل أبدًا، والعضو غير المتاح لا يستلم شيئًا. إذا لم يكن أي عضو آخر متاحًا لا يُنقل شيء ويخبرك Scale بذلك. وإذا أصبح أحد المستلمين غير متاح أثناء التسليم يبقى نصيبه مع العضو الأصلي، وتوضّح الرسالة كم محادثة نُقلت من الإجمالي، ويمكنك تكرار التسليم لنقل الباقي.

أرقام الآن وأرقام الفترة في شاشة الفريق

كل رقم في شاشة الفريق يحمل إحدى شارتين. أرقام الآن تصف هذه اللحظة ولا تتأثر بالفترة المختارة. أرقام الفترة تغطي النطاق الذي تختاره من زر التاريخ أعلى الشاشة: اليوم، أمس، هذا الأسبوع، هذا الشهر، آخر 30 يومًا (وهو الافتراضي)، أو «نطاق مخصص» بتاريخي «من» و«إلى» مع احتساب تاريخ النهاية. وزر تحديث يعيد تحميل النوعين.

أسفل البطاقات يعرض سطر نشاط مالك المساحة ردود المالك والمحادثات التي عالجها بنفسه، لأن المالك ليس عضوًا في الفريق ولا صف له في الجدول. ويعرض سطر بيانات غير مُسنَدة لعضو العملاء الجدد والمحادثات المغلقة التي لم يُسجَّل لها عضو، وهي محسوبة في إجماليات الفترة لا في صفوف الأعضاء. وإذا نزلت التغطية عن 85% يظهر تنبيه تغطية إسناد جزئية.

علامة الشرطة (—) تعني أن Scale لم يستطع قياس الرقم، مثل فترة سابقة لبدء تسجيل كاتب كل رسالة، أما 0 فيعني أنه قيس ولم يوجد شيء. والإيراد والطلبات والعملاء الدافعون تشمل المبيعات المسجّلة فقط، يدويًّا أو من متجر مربوط. شرح التذكيرات في دليل المتابعات.

جدول الأعضاء وبطاقة العضو

كيفية إيقاف عضو في الفريق أو حذفه

الموظف الموقوف إذا سجّل دخوله يرى رسالة تفيد بأن مالك الحساب أوقف وصوله إلى مساحة العمل. وبعد الحذف تدخل العملاء المفتوحون الذين عادوا إلى المالك في قائمة الانتظار، فيُسندهم Scale تلقائيًّا إلى الموظفين المتاحين. وإذا أردت أن تحدد بنفسك من يستلمهم فنفّذ التسليم قبل حذف الموظف.

أسئلة شائعة