يوفر Scale ثلاث طرق حتى لا يُنسى أي عميل: رسائل متابعة تلقائية يرسلها الذكاء الاصطناعي إلى العميل الذي توقف عن الرد، وتذكيرات تنبهك أنت أو موظفك للعودة إلى عميل في وقت محدد، واجتماعات يحجزها الذكاء الاصطناعي أثناء المحادثة ويضيفها إلى Google Calendar. شاشة المتابعات في القائمة الجانبية للوحة التحكم تجمع تذكيراتك وطلبات الاجتماعات في مكان واحد، أما توقيت المتابعة التلقائية فيُضبط من الإعدادات ← المساعد الذكي ← الإعدادات المتقدمة.
يشرح هذا الدليل كل تبويب وزر في شاشة المتابعات، وطريقة تعامل التذكيرات مع المنطقة الزمنية ومن يصله الإشعار، ومتى يرسل الذكاء الاصطناعي رسالة متابعة وكيف يلتزم بنافذة المراسلة خلال 24 ساعة، وكيف تصل الاجتماعات التي يحجزها إلى تقويمك.
أنواع المتابعة الثلاثة في Scale
| النوع | من ينفذه | هل تصل رسالة إلى العميل |
|---|---|---|
| المتابعة التلقائية | الذكاء الاصطناعي | نعم، رسالة واحدة داخل نافذة 24 ساعة |
| التذكير | أنت أو الموظف المسؤول عن العميل | لا. التذكير داخلي ولا يرسل أي شيء إلى العميل |
| الاجتماع | يسجله الذكاء الاصطناعي من المحادثة | لا توجد رسالة إضافية. يظهر الاجتماع في شاشة المتابعات وفي Google Calendar عند ربطه |
شاشة المتابعات وكل خياراتها
افتح المتابعات من القائمة الجانبية. الرقم الأحمر بجوار اسمها هو عدد التذكيرات المتأخرة والمستحقة اليوم. والسطر تحت العنوان يعرض عدد التذكيرات المتأخرة، وعدد المستحقة اليوم، وعدد طلبات الاجتماعات. الموظف يرى تذكيرات العملاء المسندين إليه، والمالك يرى كل تذكيرات مساحة العمل.
كل صف تذكير يعرض اسم العميل ورقمه والسبب الذي كتبته والموعد. وإذا كانت نافذة المراسلة خلال 24 ساعة مغلقة مع هذا العميل، يذكر الصف ذلك، فتعرف قبل فتح المحادثة أنك ستحتاج إلى قالب معتمد لمراسلته.
| الخيار | وظيفته |
|---|---|
| تذكير جديد | يفتح نموذج التذكير مع قائمة لاختيار العميل |
| التذكيرات | كل التذكيرات المعلقة مع عددها، مقسمة إلى ثلاث مجموعات |
| متأخرة | تذكيرات فات موعدها. تظهر أولًا ومعها مدة التأخير |
| اليوم | تذكيرات موعدها لاحقًا اليوم. التذكير الذي بقي عليه 30 دقيقة أو أقل يظهر معه الوقت المتبقي |
| قادمة | تذكيرات موعدها بعد اليوم |
| افتح المحادثة | يفتح محادثة العميل في الوارد |
| تم | يعلّم التذكير كمنجز ويزيله من القائمة |
| الاجتماعات | أحدث طلبات الاجتماعات التي سجلها الذكاء الاصطناعي، مع عددها |
| مجدول وبانتظار التأكيد | مجدول يعني أن التاريخ والوقت متفق عليهما. بانتظار التأكيد يعني أن العميل طلب اجتماعًا ولم يُحدد وقت بعد |
| التقويم | يفتح ذلك اليوم في Google Calendar. يظهر للمالك في الاجتماعات التي أضيفت إلى التقويم |
| حذف الموعد | يزيل الاجتماع ويحذف حدثه من Google Calendar. للمالك فقط |
| حذف الكل | يزيل كل الاجتماعات بعد تأكيد. للمالك فقط |
| بطاقة Google Calendar | تعرض هل التقويم مربوط، ومعها زر ربط التقويم للمالك إن لم يكن مربوطًا |
| الآن | ثلاثة عدادات: متأخرة الآن، قادمة، اجتماعات |
كيف تنشئ تذكيرًا لمتابعة عميل
ابدأ التذكير
في شاشة المتابعات اضغط تذكير جديد واختر العميل من القائمة. أو افتح محادثة العميل واضغط أيقونة الجرس في أعلاها، أو زر تعيين تذكير في لوحة بيانات العميل، فيكون التذكير لهذا العميل مباشرة.
حدد التاريخ والوقت
خانة إمتى تفكّرك؟ تفتح على الغد الساعة العاشرة صباحًا. غيّرها، أو استخدم أزرار زوّد: +1 ساعة، +3 ساعات، +1 يوم، +1 أسبوع. كل ضغطة تضيف إلى الوقت الموجود في الخانة، فضغطتان على زر الساعة تضيفان ساعتين.
اكتب السبب
السبب يظهر بجوار اسم العميل في قائمة التذكيرات، ويقبل حتى 500 حرف. اكتب ما يذكّرك بما قيل.
احفظ
اضغط احفظ التذكير. يظهر التذكير في شاشة المتابعات وفي شريط تذكيرات المتابعة أعلى محادثة العميل.
| الإجراء داخل المحادثة | وظيفته |
|---|---|
| تم | يعلّم التذكير كمنجز |
| بكرة | يؤجل التذكير 24 ساعة من الآن |
| حذف | يحذف التذكير بعد تأكيد |
المنطقة الزمنية للتذكير
الوقت الذي تكتبه يُقرأ بتوقيتك أنت. إذا كانت للموظف منطقة زمنية خاصة به في جدول عمله بشاشة الفريق فهي المستخدمة، وإلا يستخدم Scale المنطقة الزمنية للنشاط التي يحددها المالك من الإعدادات ← التفضيلات ← المنطقة الزمنية للنشاط. مجموعة «اليوم» تتبع التوقيت نفسه، فتذكير صباح الغد لا يظهر ضمن اليوم. والتذكير يتبع العميل: يراه المالك والموظف المسؤول عن العميل أيًّا كان من أنشأه، وإذا نُقل العميل إلى موظف آخر انتقلت تذكيراته معه. راجع الفريق والصلاحيات في Scale.
إشعارات التذكيرات والاجتماعات
الإشعار الخاص بعميل يذهب إلى مالك الحساب وإلى الموظف المسؤول عن هذا العميل، ولا يذهب إلى باقي الموظفين.
أيقونة الجرس أعلى لوحة التحكم تفتح قائمة الإشعارات بما يحتاج انتباهك الآن: رسائل العملاء غير المقروءة، والملاحظات الداخلية غير المقروءة، والتذكيرات المعلقة مع تقديم المتأخر منها، وطلبات الاجتماعات. وزر عرض كل النشاط يفتح القائمة نفسها في الصفحة الرئيسية تحت «يحتاج انتباهك».
وإذا كنت تستخدم تطبيق Scale للهاتف، تصلك الإشعارات التالية أيضًا كإشعارات فورية على الأجهزة التي سجلت الدخول منها.
| الإشعار | متى يُرسل |
|---|---|
| تذكير مستحق | قبل موعد التذكير بـ 30 دقيقة، مرة واحدة. تأجيل التذكير يعيد تفعيل الإشعار للموعد الجديد |
| متابعات متأخرة | مرة في اليوم، مع عدد التذكيرات التي فات موعدها |
| حجز مؤكد | عندما يجدول الذكاء الاصطناعي اجتماعًا بتاريخ ووقت، ويذكر هل أضيف إلى Google Calendar |
| يحتاج إلى رد بشري | عندما يحوّل الذكاء الاصطناعي المحادثة إلى فريقك |
| رسالة جديدة | عندما يراسلك عميل. الإشعار يذكر اسم المرسل فقط دون نص الرسالة، ولا يتكرر للمحادثة نفسها أكثر من مرة كل 3 دقائق |
| تم إسناد عميل إليك | عندما يُسند عميل إلى موظف |
المتابعة التلقائية من الذكاء الاصطناعي
المتابعة التلقائية رسالة واحدة يرسلها الذكاء الاصطناعي إلى عميل توقف عن الرد في منتصف المحادثة. بعد كل رد من الذكاء الاصطناعي يقدّر هل تحتاج المحادثة إلى متابعة. إن كانت تحتاج، يجدول Scale رسالة واحدة يكتبها الذكاء الاصطناعي بلغة العميل اعتمادًا على آخر ما دار في المحادثة، ويرسلها على القناة نفسها التي راسلك منها العميل: واتساب أو Instagram أو Messenger. تظهر الرسالة في المحادثة كأي رد من الذكاء الاصطناعي، وتُحتسب رسالة واحدة من باقتك.
لا تُجدول إلا متابعة واحدة في كل مرة. إذا رد العميل قبل موعدها، يحل محلها ما يقرره الرد التالي من الذكاء الاصطناعي. وبعد إرسال المتابعة لا تُجدول متابعة أخرى إلا بعد أن يكتب العميل من جديد. ولا تُجدول متابعة إذا تم الاتفاق للتو على اجتماع بتاريخ محدد.
قبل الإرسال مباشرة يراجع Scale المحادثة مرة أخرى، ولا يرسل المتابعة إلا إذا تحققت كل هذه الشروط. مراحل العميل مشروحة في العملاء والعملاء الفعليون في Scale.
- خيار المتابعة في الإعدادات ليس «بدون متابعة»
- المحادثة غير مغلقة
- الذكاء الاصطناعي ما زال هو من يرد على المحادثة ولم يستلمها موظف
- مرحلة العميل ليست «خسرناه» ولا «مش عميل محتمل»
- الرد التلقائي مفعل في مساحة العمل
- نافذة المراسلة خلال 24 ساعة ما زالت مفتوحة مع العميل
- اشتراك مساحة العمل ساري وفيه رسائل متبقية
كيف تشغّل المتابعة التلقائية أو توقفها وتضبط توقيتها
افتح الإعدادات المتقدمة للمساعد الذكي
اذهب إلى الإعدادات ← المساعد الذكي ثم اضغط الإعدادات المتقدمة. هذه الإعدادات تظهر لمالك الحساب فقط. راجع إعدادات المساعد الذكي في Scale لباقي الخيارات.
اختر من بطاقة المتابعة
عنوان البطاقة المتابعة، وتحته السطر «بعد قد إيه يتابع لو العميل سكت». اضغط على خيار واحد.
احفظ
اضغط حفظ الإعدادات المتقدمة. يُطبق الاختيار على المحادثات الجديدة فور الحفظ.
| الخيار | وظيفته |
|---|---|
| بدون متابعة | لا تُرسل أي متابعة تلقائية |
| بعد ساعة | تُرسل المتابعة بعد نحو ساعة من آخر رد للذكاء الاصطناعي |
| بعد ٢٤ ساعة | تُرسل المتابعة في وقت متأخر من نافذة 24 ساعة، بعد نحو 20 ساعة من آخر رد للذكاء الاصطناعي |
| بعد ٣ أيام | تُرسل في أبعد وقت يسمح به Scale داخل نافذة 24 ساعة، ولا تُرسل بعد ثلاثة أيام |
| أسبوعياً | تُرسل في أبعد وقت يسمح به Scale داخل نافذة 24 ساعة، ولا تتكرر كل أسبوع |
الاجتماعات التي يحجزها الذكاء الاصطناعي وربط Google Calendar
عندما يطلب العميل اجتماعًا أو مكالمة أو زيارة أثناء المحادثة، يسجل الذكاء الاصطناعي طلب اجتماع على العميل. ما دام الوقت غير محدد يبقى الطلب بانتظار التأكيد. وعند الاتفاق على تاريخ ووقت يصبح مجدول، وتنتقل مرحلة العميل إلى «حجز موعد»، ويصل المالك والموظف المسؤول إشعار «حجز مؤكد». لكل عميل اجتماع مفتوح واحد في كل مرة، وأي تأكيد لاحق يحدّث الطلب نفسه.
مدى مبادرة الذكاء الاصطناعي بعرض المواعيد يُضبط من بطاقة الحجز في الإعدادات ← المساعد الذكي ← الإعدادات المتقدمة. والاختيار نفسه يظهر أيضًا في الإعدادات ← التكاملات ← حجز المواعيد.
| الخيار | وظيفته |
|---|---|
| لا يحجز | لا يقترح الذكاء الاصطناعي مواعيد ولا يحجزها |
| يحجز عند الطلب فقط | يحجز فقط إذا طلب العميل ذلك |
| يقترح الحجز بشكل طبيعي | يقترح موعدًا عندما يلمس اهتمام العميل. هذا هو الخيار الذي ينصح به Scale |
| يحاول الحجز دايماً | يدفع نحو حجز موعد في كل محادثة |
Google Calendar. عند ربط Google Calendar يضاف كل اجتماع مجدول إلى تقويمك تلقائيًا كحدث مدته 30 دقيقة بالمنطقة الزمنية للتقويم نفسه، ويضاف صف في تبويب الحجوزات بجدول Google Sheets. الطلبات التي بانتظار التأكيد لا تضاف لأنها بلا وقت محدد. اربط التقويم من بطاقة Google Calendar في شاشة المتابعات أو من الإعدادات ← التكاملات، والخطوات في ربط Google Sheets وGoogle Calendar مع Scale. الاجتماعات التي جُدولت قبل الربط لا تضاف بعده.
حذف الاجتماع من Scale يحذف حدثه من التقويم أيضًا. والاجتماع الذي مضى وقته يُزال من قائمة المتابعات تلقائيًا، ويبقى حدثه في Google Calendar.
أسئلة شائعة
هل يرسل التذكير رسالة إلى العميل؟
لا. التذكير ملاحظة داخلية لها موعد، تنبهك أنت والموظف المسؤول عن العميل، ولا يصل العميل أي شيء.
لماذا لم يرسل الذكاء الاصطناعي متابعة لعميل؟
أشهر الأسباب: المحادثة أُغلقت أو استلمها موظف، أو مرحلة العميل «خسرناه» أو «مش عميل محتمل»، أو خيار المتابعة «بدون متابعة»، أو أُغلقت نافذة 24 ساعة، أو لم تبق رسائل في الباقة.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي المتابعة بعد أيام من آخر رسالة؟
لا. المتابعة التلقائية رسالة حرة، وتسمح بها Meta داخل نافذة 24 ساعة فقط. بعدها استخدم قالب واتساب معتمدًا، كما في الحملات في Scale.
وصلني التذكير في ساعة خاطئة، كيف أصلح ذلك؟
راجع «المنطقة الزمنية للنشاط» في الإعدادات ← التفضيلات. أوقات التذكيرات تُقرأ بهذه المنطقة ما لم تكن للموظف منطقة زمنية خاصة به.
هل يرى الموظف تذكيرًا أنشأته أنا على عميله؟
نعم. التذكير يتبع العميل، فيراه الموظف المسؤول عنه ويستطيع تعليمه كمنجز أو تأجيله. وإذا نُقل العميل انتقلت تذكيراته معه.
لماذا اختفى اجتماع من تبويب الاجتماعات؟
الاجتماع الذي مضى وقته يُزال من القائمة تلقائيًا، ويبقى حدثه في Google Calendar. وقد يكون المالك حذفه يدويًا.
لماذا لم يُضف اجتماع إلى Google Calendar؟
تضاف فقط الاجتماعات المجدولة بتاريخ ووقت، وبشرط أن يكون التقويم مربوطًا لحظة جدولتها. طلبات «بانتظار التأكيد» لا تضاف.